15 Contoh Surat Resmi | Ciri ciri dan Langkah Membuatnya

Contoh surat resmi yang terbaik dan triknya mudah, bisa jadi membuat Anda galau bukan? Galau karena banyak sekali contoh surat resmi tersebut bertebaran di situs-situs tertentu.

Ditambah lagi beberapa contoh dan cara membuatnya sangat rumit. Sehingga kegalauan Anda dalam membuat surat resmi semakin menjadi-jadi.

Nah, kalau demikian yang tengah Anda rasakan, maka kami hadir untuk mengusir jauh-jauh kegalauan Anda tersebut. Kami akan berikan trik dan contoh surat resmi terbaik.


Pengertian Surat Resmi


borneochannel.com

Sebelum kita masuk contoh surat resmi, mari berkenalan dulu dengan surat resmi. Surat sebenarnya memiliki dua ragam yaitu surat tidak resmi dan surat resmi.

Apa itu surat resmi? Surat resmi adalah surat yang dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya.

Adapun keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Misalnya, surat dinas, surat niaga dan surat sosial.

Dalam kehidupan sehari-hari misalnya seorang siswa yang mendapat surat dari sekolah berupa pengumuman juga bisa dikatakan sebagai ragam dari surat resmi.


Ciri-ciri


uniba.ac.id

Lalu, bagaimanakah perbedaan surat resmi dan tidak resmi? Untuk lebih memahami dari ragam surat resmi ini, Anda harus mengenali ciri-ciri surat resmi berikut:

  • Surat resmi menggunakan kalimat yang efektif. Efektif yang dimaksudkan disini adalah sederhana, ringkas, jelas dan sopan santun.
  • Surat resmi menggunakan bahasa formal atau baku yang sesuai dengan ejaan yang disempurnakan atau EYD. Mulai dari ejaan, kosakata dan tata bahasa.
  • Dalam penyajiannya surat resmi menggunakan bentuk full block, semi block atau indented block
  • Surat resmi memuat nomor surat, lampiran dan perihal. Selin itu surat resmi juga menyertakan cap atau stempel

Dalam surat yang anda terima atau yang dibaca terangkum ciri-ciri di atas, maka itulah yang dinamakan dengan surat resmi.

Sedangkan surat tidak resmi (surat biasa) belum merangkum ciri-ciri di atas. Jadi, sekarang sudah jelas perbedaan antara surat resmi dengan surat tidak resmi (surat pribadi/ biasa).


Contoh Surat Resmi


Contoh surat resmi dalam kehidupan sehari-hari sebenarnya banyak ditemukan, yang dipakai untuk keperluan instansi, organisasi, keperluan dinas atau kepentingan perusahaan.

Surat resmi juga bisa ditemukan dalam bentuk perorangan atau pribadi (individu), misalnya surat lamaran kerja, surat pengunduran diri atau hal-hal lain yang berkaitan dengan lembaga tertentu.

Karena dalam surat lamaran kerja dan pengunduran diri yang sejenis itu menggunakan format surat resmi dan menggunakan bahasa Indonesia baku yang baik dan benar.


Langkah-langkah Membuat Surat Resmi


Bagaimanakah trik membuat surat resmi terbaik. Hal ini bukanlah sesuatu yang sulit sebenarnya. Untuk lebih memudahkan memahami trik membuat surat resmi, kami akan jelaskan langkah-langkah per bagiannya.

1. Kepala atau Kop Surat Resmi

Apakah Anda telah mengetahui apa itu kepala atau kop surat? Kalau sudah tahu harus kami tekankan bahwa dalam surat resmi kepala surat atau kop surat disini posisinya sangatlah penting.

Adanya kop surat menunjukkan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kepala surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan merupakan surat resmi dari lembaga yang terkait.

Lalu apa saja yang harus Anda tuliskan atau ketik dalam kepala surat? Setidaknya dalam kepala surat Anda harus mencantumkan beberapa hal secara jelas yaitu,

• Nama lembaga, instansi atau perusahaan
• Alamat lengkap perusahaan, lembaga atau instansi
• Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fax dan email
• Kode pos
• Logo dari lembaga, perusahaan atau instansi

Selain itu ada haru memberikan garis pemisah antara kepala surat dengan isi surat. Dan yang tidak kalah pentingnya adalah menggunakan font bold untuk setiap hurufnya dengan format tulisan rata tengah.

2. Nomor Surat Resmi

Nomor surat pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi yang sangat vital dan tentu saja memiliki arti, sehingga tidak bisa dibuat asal-asalan. Lalu apa saja yang ditulis pada bagian nomor surat ini?

Kita berikan contoh nomor surat seperti ini;

nomor : B.004/Pan-Pem/YABN/12/2018 maksudnya adalah

• B merupakan kode untuk surat keluar dari yayasan. Kalau kode A adalah surat kedalam (surat untuk anggota) dan seterusnya.

• 004 merupakan nomor arsip surat yang telah dikeluarkan.

• Pan-Pemb berarti panitia pembangunan atau bisa juga diganti dengan singkatan lain untuk jenis kegiatan yang lain yang mana hal ini adalah kaidah yang ada di lembaga terkait.

• YABN adalah identitas lembaga atau yayasan yang umumnya diambil dari singkatan dari lembaga atau yayasan tersebut.

• 12 adalah bulan dibuatnya surat yaitu bulan ke-12 yakni bulan Desember

• 2015 adalah tahun surat resmi itu dikeluarkan atau dibuat.

3. Tempat dan tanggal surat resmi

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi kapan ditulisnya surat tersebut. Misalnya, Yogyakarta, 29 Desember 2018

4. Lampiran surat

Lampiran surat berkaitan dengan dokumen tambahan yang dilampirkan pada surat. Misalnya dokumen pendukung seperti proposal, laporan keuangan dan laporan suatu kegiatan.

5. Alamat surat

Alamat surat terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat. Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap, sedangkan pada bagian awal surat tidak harus selengkap sampul atau amplop surat.

6. Salam pembuka dan penutup

Dalam surat resmi salam sebaiknya menggunakan kata-kata yang umum yang biasa digunakan dalam percakapan resmi seperti salam sejahtera, dengan hormat atau salam yang berhubungan dengan keyakinan atau agama tertentu.

7. Isi Surat Resmi

Isi surat resmi adalah bagian pokok surat yang mana isinya di letakkan pada tengah surat. Adapun isi dari surat resmi berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan dari dikirimkannya surat tersebut.

Pada isi surat resmi wajib menggunakan bahasa yang baku serta kalimat yang ringkas dan mudah dipahami oleh penerima surat.

Pemilihan diksi serta kalimat yang digunakan merupakan faktor yang sangat penting dalam suatu isi surat resmi.

8. Penutup surat resmi

Tidak hanya pada bagian isi, pada bagian penutup wajib menggunakan bahasa resmi. Ada beberapa contoh penggunaan kalimat penutup sebagai berikut;

• Demikianlah agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami haturkan terima kasih.

• Demikianlah agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami ucapkankan terima kasih.

• Demikianlah agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja sama saudara kami haturkan terima kasih.

Selain itu dalam penutup surat resmi biasanya juga dilengkapi dengan jabatan, nama dan nomor identitas.

Selanjutnya adalah tanda tangan pembuat surat. Beberapa hal lain, biasanya juga ditambahkan dengan tembusan surat berupa siapa saja surat ini ditujukan dalam satu lembaga atau yayasan tersebut.


Beberapa Contoh Surat Resmi Terbaik


Sudah pernah membuat surat resmi? Atau sudah berapa banyak jenis surat resmi yang Anda ketahui.

Berbeda dengan surat pribadi, surat resmi bersifat formal dan memiliki format tertentu. Penyusuanannya harus tertata sebaik mungkin serta menggunakan bahasa Indonesia yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).

Agar Anda semakin paham dalam trik dan langkah membuat surat resmi, berikut salah satu contoh surat resmi.

Yayasan Amal Bakti Nasional
Jalan Diponegoro no 153, Godean, Sleman, D.I Yogyakarta
Telp. (0274) 566567, Fax. (0274) 566567, Email: [email protected]
No : B.004/Pan-Pem/YABN/12/2018 Yogyakarta, 29 Desember 2018
Hal: Mohon bantuan Dana
Lampiran : Proposal

Yth: Kepala Dinas Sosial Pemkot Yogyakarta
Jalan janti, kec. Banguntapan, Modalan, Bantul
D.I Yogyakarta

Dengan Hormat,
Bersamaan dengan ini saya mendo’akan agar Bapak/Ibu senantiasa berada dalam lindungan Allah SWT, selalu sehat wal afiat dan sejahtera.
Kami bermaksud mendirikan bangunan untuk gedung sekolah yayasan amal bakti nusantara (YABN), hanya saja kami mengalami kendala dana sehingga pembangunan gedung sekolah tersebut tidak terlaksana sebagaimana yang telah direncanakan.
Untuk itu, kami mengharapkan bantuan dana kepada Bapak Kepala Dinas Sosial Kota Yogyakarta demi kelancaran proses pembangunan gedung, sehingga proses belajar mengajar bisa secepatnya dimulai.
Demikianlah agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami haturkan terima kasih.
Yogyakarta, 29 Desember 2018
Ketua Yayasan Sekretaris

(Dinul Faidzin) (Fajri Saputra)
NIK. 103.75657.08864.002 NIK.109.75657.08864.102


1. Contoh Surat Resmi Pemerintahan

balubu.com

Surat resmi pemerintahan biasanya berupa surat dinas. Berfungsi sebagai pengantar yang ditujukan kepada perorangan atau instansi terkait.

Seperti contoh surat bantuan penyuluhan pertanian, irigasi sawah, pengadaan air bersih, maupun bantuan fasilitas sekolah dari Dinas Pendidikan setempat.

Intinya surat ini adalah jenis surat yang dikeluarkan oleh lembaga pemerintahan. Memiliki kop dan cap surat yang resmi dari lembaga terkait.

Sebagai masyarakat yang aktif, tentu kamu sudah pernah melihat surat resmi pemerintahan doang sebelumnya?

2. Contoh Surat Resmi Undangan Rapat

khanfarkhan.com

Berbeda dengan undangan pernikahan, surat undangan resmi biasa digunakan oleh lembaga-lembaga pemerintahan maupun instansi lain. Rapat yang diadakan biasanya bersifat eksternal antar suatu lembaga.

3. Contoh Surat Resmi Permohonan Bantuan

Seperti yang telah disebutkan di atas, surat permohonan bantuan tergolong ke dalam surat resmi. Seperti permohonan bantuan pengadaan air bersih atau pengadaan fasilitas sekolah.

Surat ini biasanya ditujukan kepada dinas-dinas terkait. Pengadaan air bersih diajukan kepada Dinas Pekerjaan Umum, sedangkan pengadaan fasilitas sekolah diajukan kepada Dinas Pendidikan.

4. Contoh Surat Resmi Perizinan Cuti

slideshare.net

Untuk mengajukan cuti tentu Anda perlu mengajukan surat permohonan cuti terlebih dahulu. Setelah disetujui atasan, barulah Anda dapat cuti ditandai dengan keluarnya surat perizinan cuti dari perusahaan. Begitulah etika dan tata cara pengajuan cuti secara resmi.

5. Contoh Surat Resmi Perniagaan

contohsuratindonesia.com

Surat perniagaan biasanya berupa surat dagang berbentuk penawaran barang. Perusaahaan yang memproduksi barang tertentu akan menawarkan produk yang dimilikinya ke perusahaan-perusahaan retail.

Isi dari surat perniagaan adalah menawarkan berbagai bentuk jasa, baik dalam bentuk makanan, minumana, pakaian maupun perabotan rumah tangga.

Redaksi surat disertai dengan kelebihan produk yang ditawarkan dibandingkan dengan produk perusahaan lain. Kata-kata dalam surat dibuat sepersuasif mungkin agar produk mereka dapat diterima dan dipasarkan.

6. Contoh Surat Resmi Perjanjian Kontrak Kerja

contohsurat.co

Perjanjian kontrak kerja biasanya dilakukan antar perorangan dan perusahaan. Berisikan pasal-pasal terkait yang dijadikan landasan hukum antar kedua pihak.

Berbeda dengan jenis surat resmi lainnya, surat ini lebih panjang dari biasanya. Segala hal terkait kontrak kerja dan penyelesaian masalah tercantum dan dituliskan secara lengkap.

7. Contoh Surat Resmi Surat Kuasa

titikdua.net

Surat kuasa ada peralihan beban tugas individu kepada individu lainnya. Isi surat terdiri dari identitas si pemberi tugas kepada si penerima tugas.

Redaksi surat ditulis sedetail mungkin namun tidak menggunakan bahasa yang bertele-tele. Tugas yang dibebankan dijelaskan dengan lengkap serta dibubuhi tanda tangan si pemberi tugas. Jangan lupa pakai materai ya!

8. Contoh Surat Resmi Perintah Kerja

kumpulansurat.co.id

Surat resmi yang berisikan sebuah perintah tertentu dari suatu lembaga atau instansi terkait kepada karyawannya.

Banyak kita temukan pada berbagai organisasi, perusahaan, kantor dinas, ataupun sekolah dan perguruan tinggi. Seperti contoh surat perintah tugas ke luar kota, surat perintah lembur, dan surat tugas mewakili perusahaan.

8. Contoh Surat Resmi OSIS

academia.edu

Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) merupakan organisasi resmi siswa/i tingkat SLTP dan SLTA. Organisasi ini resmi berada di bawah naungan sekolah dan Kepala Sekolah sendiri yang menjadi penangung jawabnya.

Sebagai organisasi yang bersifat formal tentu saja OSIS memiliki format surat yang resmi berserta pembukuannya. Pendataan surat masuk dan keluar selalu tercatat dengan rapih di log book milik sekretaris OSIS.

9. Contoh Surat Resmi Rapat DPR

limawaktu.id

Seperti yang sudah kita ketahui bersama bahwa Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) merupakan lembaga perwakilan rakyat yang bertugas untuk mendengarkan apresiasi rakyat.

Karena tugasnya itu, anggota DPR sering sekali mengadakan rapat untuk mendiskusikan masa depan rakyat ke depannya. Untuk perubahan yang lebih baik tentunya.

Secara resmi surat undangan rapat selalu diedarkan ke setiap angogota jika rapat akan diadakan.

10. Contoh Surat Resmi Sekolah

contohsurat.co

Sekolah adalah lembaga resmi yang menjadi wadah anak-anak menuntut ilmu. Sebagai lembaga resmi tentu saja sekolah memiliki aturan dan etika tertentu dalam membuat keputusan.

Misalnya saja dalam menghadapi siswa yang sering melanggar aturan. Biasanya langkah pertama yang diambil sekolah adalah melayangkan surat pemberitahuan kepada orang tua secara resmi.

Surat tersebut berfungsi sebagai undangan secara halus agara orang tua datang ke sekolah. Dan berdikusi lebih lanjut dengan pihak sekolah terkait permasalahan anak mereka.

11. Contoh Surat Resmi Rekomendasi

romadecade.org

Surat rekomendasi banyak kita jumpai saat mendaftar sekolah atau mendaftar beasiswa tertentu. Rekomendasi adaah pernyataan dari perorangan/ lembaga resmi yang mengenal kita dengan sangat baik.

Berisikan penjelasan mengenai potendisi diri seseorang dan diakui oleh si pemberi rekomendasi ditandai dengan adanya tanda tangan dan logo resmi.

Selain itu surat rekomendasi biasanya juga dijumpai saat seseorang resign dari perkerjaannya. Saat kamu mengundurkan diri surat rekomendasi bersifat penting untuk memudahkanmu mencari pekerjaan selanjutnya.

12. Contoh Surat Resmi Negosiasi

sharingkali.com

Hampir mirip dengan surat perjanjian niaga, surat negosisasi juga merupakan surat penawaran suatu barang atau jasa.

Bedanya surat ini lebih banyak digunakan oleh perusahaan jasa yang menawarkan produknya kepada perorangan maupun perusahaan lain. Surat ini biasanya disertai satu bundek proposal di lampirannya.

13. Contoh Surat Resmi Perusahaan Swasta

suratku.id

Surat resmi perusahaan swasta hampir sama dengan perusahaan lain pada umumnya. Dapat berupa surat perjanjian kontrak antar perusahaan, surat perjanjian niaga, surat undangan rapat, surat tugas kerja, dan surat-surat resmi lainnya.

14. Contoh Surat Resmi Memorandum

portal-ilmu.com

Memorandum adalah memo yang biasa dijadikan sebagai nota atau catatan sigkat kedinasan. Memo ini berfungsi sebagai pengingat yang bersifat resmi di suatu lembaga atau instansi.

Memorandum adalah jenis surat resmi yang paling singkat dibandingkan beberapa jenis surat resmi lainnya. Benar-benar hanya mencantumkan kalimat yang diperlukan, yang biasanya berupa kalimat perintah atau ajakan.

15. Contoh Surat Resmi Pemberitahuan

contohsurat.co

Dapat dikatakan surat ini berupa sebuah pengumuman. Namun berbeda dari pengumuman yang ditempel di papan, pengumuman ini bersifat resmi lewat sebuah surat.

Surat pemberitahuan ditujukan kepada seluruh pegawai atau karyawan di suatu lembaga atau instansi terkait.

Biasanya berupa pengumuman tentang perubahan aturan atau kebijakan di lembaga atau instansi atau pemberitahuan dadakan terkait even perusahaan.

Karena bersifat resmi pemberitahuan ini langsung dikirim ke setiap individu tanpa pengecualian. Pemberitahuan tersebut wajib ditaati oleh setiap individu karena bersifat mengikat.

Selain kelima belas contoh surat resmi di atas, ada lagi contoh surat resmi yang disebut dengan surat panggilan.

Surat tersebut banyak digunakan oleh lembaga atau instansi tertentu. Seperti contoh surat panggilan kerja, surat kenaikan gaji, surat Pemutusan Hak Kerja (PHK), surat panggilan penerimaan beasiswa dan lain sebagainya.

Begitu juga dengan surat lamaran kerja, surat edaran, surat keputusan, surat penugasan karyawan, dan surat peringatan juga termasuk ke dalam jenis surat resmi.

Demikianlah pengertian, fungsi, ciri-ciri dan contoh surat resmi. Ternyata membuat surat resmi itu gampang sekali bukan? Menjadi gampang kalo sudah memahami trik cara membuatnya. Sekian dulu ya dari kami, selamat mencoba!

Keyword: Contoh Surat Resmi

Leave a Reply