Contoh Surat Resmi | Ciri ciri dan Langkah Membuatnya

Contoh surat resmi yang terbaik dan triknya mudah, bisa jadi membuat Anda galau bukan? Galau karena banyak sekali contoh surat resmi tersebut bertebaran di situs-situs tertentu.

Ditambah lagi beberapa contoh dan cara membuatnya sangat rumit. Sehingga kegalauan Anda dalam membuat surat resmi semakin menjadi-jadi.

Nah, kalau demikian yang tengah Anda rasakan, maka kami hadir untuk mengusir jauh-jauh kegalauan Anda tersebut. Kami akan berikan trik dan contoh surat resmi terbaik.


Pengertian Surat Resmi


Sebelum kita masuk contoh surat resmi, mari berkenalan dulu dengan surat resmi. Surat sebenarnya memiliki dua ragam yaitu surat tidak resmi dan surat resmi.

Apa itu surat resmi? Surat resmi adalah surat yang dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya.

Adapun keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Misalnya, surat dinas, surat niaga dan surat sosial.

Dalam kehidupan sehari-hari misalnya seorang siswa yang mendapat surat dari sekolah berupa pengumuman juga bisa dikatakan sebagai ragam dari surat resmi.


Ciri-ciri Surat Resmi


Lalu, bagaimanakah peberdaan surat resmi dan tidak resmi?

Untuk lebih memahami dari ragam surat resmi ini, Anda harus mengenali ciri-ciri surat resmi berikut:

 Surat resmi menggunakan kalimat yang efektif. Efektif yang dimaksudkan disini adalah sederhana, ringkas, jelas dan sopan santun.
 Surat resmi menggunakan bahasa formal atau baku yang sesuai dengan ejaan yang disempurnakan atau EYD. Mulai dari ejaan, kosakata dan tata bahasa.
 Dalam penyajiannya surat resmi menggunakan bentuk full block, semi block atau indented block
 Surat resmi memuat nomor surat, lampiran dan perihal
 Surat resmi menyertakan cap atau stempel

Dalam surat yang anda terima atau yang dibaca terangkum ciri-ciri di atas, maka itulah yang dinamakan dengan surat resmi.

Sedangkan surat tidak resmi (surat biasa) belum merangkum ciri-ciri di atas. Jadi, sekarang sudah jelas perbedaan antara surat resmi dengan surat tidak resmi (surat pribadi/ biasa).


Contoh Surat Resmi


Contoh surat resmi dalam kehidupan sehari-hari sebenarnya banyak ditemukan, yang dipakai untuk keperluan instansi, organisasi, keperluan dinas atau kepentingan perusahaan.

Surat resmi juga bisa ditemukan dalam bentuk perorangan atau pribadi (individu), misalnya surat lamaran kerja, surat pengunduran diri atau hal-hal lain yang berkaitan dengan lembaga tertentu.

Karena dalam surat lamaran kerja dan pengunduran diri yang sejenis itu menggunakan format surat resmi dan menggunakan bahasa Indonesia baku yang baik dan benar.


Langkah-langkah Membuat Surat Resmi


Bagaimanakah trik membuat surat resmi terbaik. Hal ini bukanlah sesuatu yang sulit sebenarnya. Untuk lebih memudahkan memahani trik membuat surat resmi, kami akan jelaskan langkah-langkah perbagiannya.

1. Kepala atau Kop Surat Resmi

Apakah Anda telah mengetahui apa itu kepala atau kop surat? Kalau sudah tahu harus kami tekankan bahwa dalam surat resmi kepala surat atau kop surat disini posisinya sangatlah penting.

Adanya kop surat menunjukkan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kepala surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan merupakan surat resmi dari lembaga yang terkait.

Lalu apa saja yang harus Anda tuliskan atau ketik dalam kepala surat? Setidaknya dalam kepala surat Anda harus mencantumkan beberapa hal secara jelas yaitu,

• Nama lembaga, intansi atau perusahaan
• Alamat lengkap perusahaan, lembaga atau instansi
• Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fax dan email
• Kode pos
• Logo dari lembaga, perusahaan atau instansi

Selain itu ada haru memberikan garis pemisah antara kepala surat dengan isi surat. Dan yang tidak kalah pentingnya adalah menggunakan font bold untuk setiap hurufnya dengan format tulisan rata tengah.

2. Nomor Surat Resmi

Nomor surat pada surat resmi merupakan salah satu bagain yang memiliki fungsi yang sangat vital dan tentu saja memiliki arti, sehingga tidak bisa dibuat asal-asalan. Lalu apa saja yang ditulis pada bagian nomor surat ini?

Kita berikan contoh nomor surat seperti ini;

nomor : B.004/Pan-Pem/YABN/12/2018 maksudnya adalah

• B merupakan kode untuk surat keluar dari yayasan. Kalau kode A adalah surat kedalam (surat untuk anggota) dan seterusnya.

• 004 merupakan nomor arsip surat yang telah dikeluarkan.

• Pan-Pemb berarti panitai pembangunan atau bisa juga diganti dengan singkatan lain untuk jenis kegiatan yang lain yang mana hal ini adalah kaidah yang ada dilembaga terkait.

• YABN adalah identitas lembaga atau yayasan yang umumnya diambil dari singkatan dari lembaga atau yayasan tersebut.

• 12 adalah bulan dibuatnya surat yaitu bulan ke-12 yakni bulan Desember

• 2015 adalah tahun surat resmi itu dikeluarkan atau dibuat.

3. Tempat dan tanggal surat resmi

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi kapan ditulisnya surat tersebut. Misalnya, Yogyakarta, 29 Desember 2018

4. Lampiran surat

Lampiran surat berkaitan dengan dokumen tambahan yang dilampirkan pada surat. Misalnya dokumen pendukung seperti proposal, laporan keuangan dan laporan suatu kegiatan.

5. Alamat surat

Alamat surat terdapat pasa dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat. Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap, sedangkan pada bagian awal surat tidak harus selengkap sampul atau amplop surat.

6. Salam pembuka dan penutup

Dalam surat resmi salam sebaiknya menggunakan kata-kata yang umum yang biasa digunakan dalam percakapan resmi seperti salam sejahtera, dengan hormat atau salam yang berhubungan dengan keyakinan atau agama tertentu.

7. Isi Surat Resmi

Isi surat resmi adalah bagain pokok surat yang mana isinya di letakkan pada tengah surat. Adapun isi dari surat resmi berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan dari dikirimkannya surat tersebut.

Pada isi surat resmi wajib menggunakan bahasa yang baku serta kalimat yang ringkas dan mudah dipahami oleh penerima surat.

Pemilihan diksi serta kalimat yang digunakan merupakan factor yang sangat penting dalam suatu isi surat resmi.

8. Penutup surat resmi

Tidak hanya pada bagian isi, pada bagian penutup wajib menggunakan bahasa resmi. Ada beberapa contoh penggunaan kalimat penutup sebagai berikut;

• Demikianlah agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami haturkan terima kasih.

• Demikianlah agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami ucapkankan terima kasih.

• Demikianlah agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja sama saudara kami haturkan terima kasih.

Selain itu dalam penutup surat resmi biasanya juga dilengkapi dengan jabatan, nama dan nomor identitas.

Selanjutnya adalah tanda tangan pembuat surat. Beberapa hal lain, biasanya juga ditambahkan dengan tembusan surat berupa siapa saja surat ini ditujukan dalam satu lembaga atau yayasan tersebut.


Contoh Surat Resmi Terbaik


Agar Anda semakin paham dalam trik dan langkah membuat surat resmi, berikut salah satu contoh surat resmi.

Yayasan Amal Bakti Nasional
Jalan Diponegoro no 153, Godean, Sleman, D.I Yogyakarta
Telp. (0274) 566567, Fax. (0274) 566567, Email: [email protected]
No : B.004/Pan-Pem/YABN/12/2018 Yogyakarta, 29 Desember 2018
Hal: Mohon bantuan Dana
Lampiran : Proposal

Yth: Kepala Dinas Sosial Pemkot Yogyakarta
Jalan janti, kec. Banguntapan, Modalan, Bantul
D.I Yogyakarta

Dengan Hormat,
Bersamaan dengan ini saya mendo’akan agar Bapak/Ibu senantiasa berada dalam lingungan Allah SWT, selalu sehat wal afiat dan sejahtera.
Kami bermaksud mendirikan bangunan untuk gedung sekolah yayasan amal bakti nusantara (YABN), hanya saja kami mengalami kendala dana sehingga pembangungan gedung sekolah tersebut tidak terlaksana sebagaimana yang telah direncankan.
Untuk itu, kami mengharapkan bantuan dana kepada Bapak Kepala Dinas Sosial Kota Yogykarta demi kelancaran proses pembangunan gedung, sehingga proses belajar mengajar bisa secepatnya dimulai.
Demikianlah agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami haturkan terima kasih.
Yogyakarta, 29 Desember 2018
Ketua Yayasan Sekretaris

(Dinul Faidzin) (Fajri Saputra)
NIK. 103.75657.08864.002 NIK.109.75657.08864.102


Demikianlah pengertian, fungsi, ciri-ciri dan contoh surat resmi. Ternyata membuat surat resmi itu gampang sekali bukan? Menjadi gampang kalo sudah memahami trik cara membuatnya. Sekian dulu ya dari kami, selamat mencoba!

Leave a Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.