Pengertian dan Aktivitas Dalam Manajemen

Manajemen. Tentu kita semua tidak asing dengan kata itu. Bahkan, dalam berbagai aspek kehidupan tentu kita semua menemui istilah manajemen.

Lalu apa sebenarnya manajemen itu sendiri? Dan bagaimana fungsi manajemen? Mari kita belajar bersama mengenai manajemen.

Pengertian Manajemen

Pengertian dan Aktivitas Dalam Manajemen
manajemenpendidikan.net

Mary Parker Follet berpendapat bahwa management as the art of getting things done through people (manajemen adalah seni untuk menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain).

Secara etimologi manajemen berasal dari Bahasa Italia maneggiare yang artinya untuk menangani. Maneggiare merupakan gabungan kata dari bahasa Latin yaitu manus yang artinya tangan dan agere yang artinya melaksanakan.

Manajemen merupakan suatu tindakan untuk mengatur penggunaan sumber daya yang dimiliki sehingga dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

Manager adalah sebutan untuk orang yang melakukan kegiatan manajemen. Seorang manajer harus mampu mengarahkan para anggota / stafnya agar bekerja efektif dan efisien sehingga tujuan dapat tercapai.

Dalam melakukan manajemen terdapat beberapa aktivitas yang perlu dilakukan. Secara umum manajeman dibagi ke dalam beberapa aktivitas.

Aktivitas – Aktivitas Dalam Manajemen

Pengertian dan Aktivitas Dalam Manajemen
slideshare.net

Aktivitas – aktivitas tersebut disingkat dengan POAC, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan pengendalian (controlling). Masing – masing aktivitas tersebut memiliki fungsi. Berikut ini penjelasan mengenai fungsi masing – masing aktivitas.

1. Perencanaan

Perencanaan merupakan proses menentukan tujuan organisasi dan cara mencapai tujuan tersebut. Pada aktivitas ini akan dibahas mengenai visi dan misi.

Perencanaan diperlukan untuk memberikan pengarahan yang baik bagi para anggota/staf. Para anggota yang diberikan arahan yang baik akan siap diajak bekerja sama dalam mencapai tujuan organisasi.

Selain itu, dengan adanya perencanaan akan mengurangi ketidakpastian. Pada proses perencanaan tentu telah dilakukan dengan pengkajian yang matang, termasuk dengan perkiraan (forecasting) untuk melihat jauh ke depan sehingga langkah – langkah yang akan ditempuh sudah dapat dipastikan. Di samping itu, dengan adanya perencanaan akan meminimalisir hal – hal yang tidak diperlukan (pemborosan).

Perencanaan memiliki dua elemen penting: tujuan dan rencana. Tujuan adalah hal yang ingin dicapai oleh organisasi. Dalam pembuatan tujuan terdapat dua pendekatan.

Pendekatan pertama adalah pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, tujuan ditetapkan oleh puncak pimpinan saja. Pendekatan pertama biasanya diterapkan pada perusahaan (bisnis).

Pendekatan kedua adalah pendekatan yang tujuannya dibuat bersama-sama antara puncak pimpinan dan anggotanya. Pendekatan kedua biasanya diterapkan pada organisasi – organisasi kemahasiswaan dan organisasi kemasyarakatan seperti koperasi.

Pada umumnya implementasi tujuan dibagi menjadi dua, yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum adalah tujuan besar yang akan dicapai. Tujuan khusus adalah tujuan – tujuan kecil yang akan menunjang tercapainya tujuan umum.

Elemen perencanaan yang kedua yaitu rencana. Rencana merupakan langkah – langkah yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Rencana dibuat mencangkup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan – tindakan yang dilakukan.

Berdasarkan cangkupannya, rencana dibedakan menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis merupakan rencana yang disusun untuk mencapai tujuan umum.

Rencana operasional merupakan rencana langkah – langkah yang disusun untuk mencapai tujuan khusus. Pada penerapannya, rencana operasional merupakan rencana harian yang harus dilakukan.

2. Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan proses yang sistematis dari penyusunan struktur, integrasi, dan koordinasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Penerapannya berupa proses pengaturan dan alokasi tugas, wewenang, dan sumber daya yang dimiliki sehingga efektif dan efisien dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Karakteristik dari aktivitas pengorganisasian adalah sebagai berikut.

a. Spesialisasi dan pembagian kerja (devisi)

Pada tahap ini para anggota dibagi kedalam kelompok-kelompok (divisi) sesuai keahlian kerjanya. Pada pembagian kerja ditetapkan tugas – tugas utama masing- masing divisi dan merinci pekerjaan tersebut secara mendetail.

Misalnya kelompok atau divisi produksi bertugas untuk memprosuksi barang dan divisi pemasaran bertugas untuk memasarkan barang.

b. Orientasi terhadap tujuan

Pembagian kerja dan perincian tugas masing-masing divisi dan/atau anggota senantiasa berorientasi kepada tujuan yang telah ditetapkan.

Pengejawantahan ini harus dilakukan dengan cermat sehingga masing – masing anggota dapat memberikan kontribusi nyata terhadap pencapaian tujuan.

c. Terdiri dari individu dan kelompok

Dalam pengorganisasian dilakukan pengelompokan seperti yang telah disebutkan sebelumnya, misalnya kelompok (divisi) pemasaran.

Dalam masing – masing divisi terdiri atas beberapa individu yang bekerja sama dalam rangka mencapai tujuan bersama.

d. Kontinuitas (berkelanjutan)

Pengorganisasian ini berjalan terus – menerus secara berkelanjutan. Masing – masing kelompok melakukan tugasnya secara berkelanjutan. Pekerjaan divisi produksi akan tetap mejadi divisi produksi dan seterusnya.

e. Keluesan (fleksibilitas)

Pada pelaksanaannya, pengorganisasian ini bersifat fleksibel. Langkah – langkah operasional yang ditempuh tidak harus selamanya sama dengan yang direncanakan.

Langkah – langkah operasional tersebut dapat dilakukan dengan adanya improvisasi jika terjadi hal – hal yang tidak terduga. Meskipun demikian, fleksibilitas boleh dilakukan asal tetap berpegang pada tujuan strategis organisasi.

Tujuan adanya pengorganisasi adalah untuk membantu tercapainya tujuan, untuk mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki baik berupa manusia, material, uang, mesin, dan juga metode, untuk menampilkan fungsi manajerial, untuk memfasilitasi pertumbuhan dan diversifikasi organisasi atau perusahaan, serta memanusiakan manusia yang terlibat.

3. Pengarahan

Proses melaksanakan tugas – tugas yang telah direncanakan sebelumnya. Aktivitas ini merupakan suatu aktivitas untuk mengusahakan semua anggota mau berusaha untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan tugas yang telah ditentukan.

Proses pengarahan bertujuan agar semua anggota mau melakukan tugasnya dengan kesadaran pribadi untuk mencapai tujuan bersama.

Pentingnya pengarahan dilakukan adalah untuk menggerakkan seluruh anggota berpartisipasi aktif dalam pencapaian tujuan.

Tujuan dilakukan pengarahan adalah menciptakan kerja sama antar anggota yang efisien, mengembangkan potensi masing-masing anggota, menumbuhkan rasa memiliki dan kecintaan terhadap pekerjaan, serta peningkatan motivasi bekerja.

Oleh karena itu, pada implementasinya, pengarahan ini berupa pengimplementasian proses kepemimpinan, dan penjelasan mengenai kebijakan yang ditetapkan, serta penjelasan tujuan yang akan dicapai dan tugas yang perlu dikerjakan.

Proses kepemimpinan disertai juga dengan memberikan teladan kepada anggota dan memberikan motivasi serta inspirasi kepada anggota.

4. Pengendalian

Pengendalian adalah proses memastikan bahwa yang telah dilakukan telah sesuai dengan target yang telah ditentukan sebelumnya.

Pengendalian ini berupa pengukuran antara kinerja saat ini dibandingkan dengan standar yang telah ditentukan di awal (saat perencanaan). Fungsi pengendalian adalah untuk menjaga variasi tujuan utama yang sudah ditetapkan dalam batas-batas yang diijinkan.

Aktivitas pengendalian memiliki empat elemen yaitu: karakteristik atau kondisi yang dikontrol, sensor, komparator, dan aktivator. Karakteristik merupakan output yang akan diukur, misalnya nilai penjualan.

Sensor merupakan alat pengukur karakteristik. Komparator merupakan pembanding atau standar yang digunakan dalam pengukuran. Dengan demikian kita akan mendapat nilai perbandingan antara hasil pengukuran di lapangan dan hasil pengukuran dari perencanaan.

Jika diperoleh hasil yang tidak sesuai dengan harapan maka akan dilakukan tindakan-tindakan koreksi yang disebut sebagai aktivator.

Dalam menjalankan fungsi pengendalian ada beberapa hal yang dilakukan, seperti mengevaluasi pencapaian yang telah diperoleh (berdasarkan indikator – indikator tertentu), mengambil langkah koreksi atas kegagalan yang ditemui, melakukan tindakan-tindakan alternatif agar tujuan tercapai.

Pengendalian dibagi ke dalam tiga tipe, yaitu pengendalian pendahuluan, pengendalian yang dilakukan bersamaan saat pengerjaan, dan pengendalian umpan balik.

Pengendalian pendahuluan adalah pengendalian atau pengawasan yang dilakukan di awal sebelum suatu kegiatan dilakukan. Pengendalian jenis ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan.

Pengendalian yang dilakukan saat pengerjaan merupakan pengendalian yang ditujukan sebagai double checking. Pengendalian ini berfungsi untuk meminimalisir kesalahan.

Pengendalian jenis ketiga, pengendalian umpan balik, merupakan pengendalian berdasarkan hasil yang telah diperoleh dari suatu pekerjaan,

Aktivitas – aktivitas manajemen (POAC) merupakan aktivitas yang dilakukan secara terus – menerus seperti suatu siklus. Sistem manajemen yang baik tentu akan melakukan masing – masing aktivitas dengan baik.

Dengan sistem manajemen yang baik, tentu tujuan akan lebih mudah tercapai. Menurut saya pribadi, salah satu kunci utama manajemen adalah kepercayaan dan tanggung jawab.

Pemimpin memberikan kepercayaan kepada anggota untuk mengemban tugasnya dan anggota dengan penuh tanggung jawab melakukan tugasnya dengan sepenuh hati.

Leave a Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.